Sistema de organización de las tareas de la granja

Hay épocas en que las tareas de la granja o el proyecto se nos acumulan, creando una gran sensación de estrés y descontrol, y haciendo difícil compartir nuestra interminable lista de cosas por hacer. Si además estás en un proyecto en el que la gente va rotando mediante woofering o voluntariados, la situación puede complicarse todavía más…. Y si la mayoría de tareas dependen de ti, entonces no hay nada que hacer.

Debido a mi pasado más tecnológico y mi mente más dispersa, he intentado utilizar técnicas de gestión del tiempo y tareas que a día de hoy todavía utilizo. Desde sistemas GTD (getting things done) a sistemas de Lean Management, todas estas herramientas me sirven para gestionar mi parcela privada. Pero ¿y la pública y compartida? En un proyecto puedes pretender llevar una comisión tu solo, pero posiblemente entrará en conflicto con la gestión de intereses y tiempo del grupo si no eres capaz de plasmar qué tienes en tu lista de tareas.

En Les Vinyes utilizamos un método muy rápido y, sobretodo, muy simple. Lo entendimos y practicamos todos desde el inicio y las personas que van llegando lo comprenden y lo integran con facilidad, así que a nosotros NOS FUNCIONA y por ello me apetecía compartirlo.

Basado en la Matriz Eisenhower, este sistema está organizado en dos conceptos: lo urgente y lo importante. Lo urgente depende del tiempo: por ejemplo, cortar árboles para hacer vigas solo deberías hacerlo en una época del año y teniendo en cuenta la luna. O bien aplicar un producto en un frutal justo antes de que abra la flor. O tapar unas plantas antes de una helada, cambiar los animales de campo, etc.

La Importancia es distinta, pues depende del valor que tú le des (económico, vital, sentimental, etc). Por ejemplo reformar la cocina, cortar leña, coger semillas de tus hortalizas y todo aquello que seguro ya te viene a la mente.

Bajo estas dos premisas, urgencia e importancia, somos capaces de organizar muy fácilmente nuestro día a día:

• Primero tenemos las tareas importantes y urgentes, que deben hacerse las primeras sin dudarlo
• Después vienen las tareas urgentes pero no importantes, que deben hacerse en segundo lugar porque el tiempo marca el éxito y no pueden esperar
• En tercer lugar tenemos tareas no urgentes pero importantes. Son tareas que no dependen del tiempo, puedes hacerlas ahora o dentro de un año pero cuanto antes las hagas, antes tendrás el beneficio que buscabas
• Por último lugar tenemos tareas no urgentes y no importantes. Estas tareas son aquellas a las que todavía hay que darles un valor o que falta mucho tiempo para que tengan mayor importancia

Con estas 4 distinciones, una vez por semana nos reunimos todos los participantes de las tareas del proyecto y en primer lugar tomamos una foto de lo que había. Luego borramos la pizarra y empezamos de nuevo con todas las tareas a hacer, situando cada una en su cuadrante correspondiente. Al final, repasamos las tareas que había en la foto, por si hemos olvidado alguna y acabamos no escribiendo las que descartamos por el momento.

Veréis que además damos un espacio a la derecha que son tareas diarias. Poner paja en el establo, coger huevos, bajar animales al campo, etc hay que hacerlas a diario y al voluntariado le es muy útil verlo escrito.

Ya veis que es un sistema fácil de gestionar y efectivo, quizá os pueda resultar interesante de aplicar especialmente en casos en los que hay muchas cosas por hacer.